Una sociedad es una organización de dos o más personas que reúnen capitales y voluntades para desarrollar actividades mercantiles o civiles para las comunidades. Al constituir una sociedad, esta es una entidad distinta a sus socios o accionistas y se le reconoce con el nombre de “persona moral”.
La mayor ventaja que tiene la formación de una “persona moral” es que se pueden separar los patrimonios, esto es que el patrimonio de la sociedad será distinto del de cada uno de sus miembros; hay responsabilidades y riesgos separados.
En México hay tres tipos de “personas morales”:
- Sociedades Mercantiles como la Sociedad Anónima, la Sociedad de Responsabilidad Limitada y otras.
- Sociedades Civiles, que incluye a las Sociedades Civiles y a las Asociaciones Civiles.
- Sociedades Especiales, por ejemplo los sindicatos o la Sociedad de Producción Rural.
Hay muchas variantes para la formación de sociedades y las características dependerán de los intereses de las personas que quieran formarla. Por eso, antes de formar una sociedad, será necesaria la asesoría de un notario, quien cuenta con la capacidad para brindar la información pertinente.
Es ante un notario que debe formalizarse el acto de constitución de una sociedad, como lo expresa la ley. Él dará fe pública por medio de la redacción de la escritura constitutiva, en donde se definen los estatutos sociales, el tipo de sociedad y los derechos y obligaciones de los socios.
En dicha escritura también quedará establecido el nombramiento de representantes legales, quienes serán los encargados de representar a la sociedad en los casos que así se requiera.
El notario se encarga de que se cumplan todos los requisitos establecidos en la ley, respecto al proceso de constitución de la sociedad, en tiempo y forma. Hay requisitos previos a la firma de la escritura, requisitos que necesitan cumplirse al momento y algunos más para después de la firma. Por ejemplo, es necesaria la autorización de la Secretaría de Economía para el empleo de la razón social que se ha elegido antes de firmar la escritura. También se requiere verificar los datos del registro de contribuyentes, los nombres de los socios y algunos otros detalles que el notario te dará a conocer. La escritura constitutiva deberá quedar firmada por todos los socios en presencia del notario.
Una vez lista la escritura el notario deberá inscribir a la sociedad en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes y efectuar los pagos de derechos correspondientes.
Cuando se modifican los estatutos sociales, se transforma, disuelve o liquida una sociedad el notario realizará el trámite correspondiente
Para realizar estos trabajos los notarios cuentan con nuevas tecnologías que agilizan los trámites y el resultado es rápido. Por ejemplo, el mismo día en que se firma la escritura constitutiva, la empresa puede quedar inscrita en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes.
Puede decirse que el notario es un buen aliado del empresario, está presente desde que se forma la empresa y puede darle seguimiento en su desarrollo hasta el momento en que esta se disuelva. Para algunas decisiones corporativas, cambios en los estatutos, contratación de créditos, entre otros asuntos, la presencia del notario es de gran valía.
