El notario, como depositario de la fe pública de la cual ha quedado investido por el Estado en el ejercicio de su función, reviste de credibilidad, certeza y seguridad jurídica aquellos documentos en los que interviene, por lo que tiene la obligación de ser veraz, honesto, leal y diligente a su trabajo y en relación con la sociedad en que se desenvuelve, con las personas que requieren sus servicios y con sus compañeros de profesión. Deberá actuar con la mayor deferencia y exaltación a la dignidad de su profesión, absteniéndose de todo aquel comportamiento que suponga descrédito profesional o personal. En consecuencia, velará por el cumplimiento de estos deberes por sí mismo y por sus compañeros de profesión. Como abogado, también deberá cumplir fielmente los preceptos que le imponen los cánones de ética profesional y en particular, los que le atañen como notario.
I. Deberes del Notario hacia la sociedad.
Como depositario de la fe pública que le ha delegado el Estado, el notario deberá cumplir con su obligación de fidelidad y protección a los principios fundamentales que le caracterizan. En todo momento tendrá presente que es un profesional del Derecho que ejerce una función pública y como tal, su función es personal, indivisible e indelegable. En ningún caso podrá delegar a otros la realización de aquellos actos que la ley le ha delegado exclusivamente dentro de su función.
El notario no ocultará a las autoridades competentes una incompatibilidad o incapacidad legal que tuviere o le sobreviniere posteriormente para el ejercicio de la profesión. Tampoco podrá negar, desfigurar o alterar de cualquier modo, datos o informes que se le soliciten.
El notario debe procurar una mejor capacitación profesional mediante la asistencia y participación en actividades académicas y profesionales que le mantengan al día en sus conocimientos jurídicos.
Deberá abstenerse de ofrecer al público gestiones e intervenciones incompatibles a la profesión notarial, u ofrecer dádivas, beneficios, comisiones o compensación alguna para conseguir clientela. Tampoco deberá aceptar o solicitar honorarios extras u otros beneficios para la realización de actuaciones incompatibles con su función notarial.
Evitará la publicidad excesiva, limitándose a la publicación de su nombre, domicilio, teléfono y horas de oficina, así como información relativa a sus servicios profesionales guardando el decoro y dignidad de la profesión.
La embriaguez habitual, o el uso de sustancias controladas y en general, la conducta no acorde con la dignidad y respeto del cargo es indigna del notario y no será permitida.
No podrá negarse a prestar la función notarial sin causa justificada, ni podrá autorizar documentos fuera de su demarcación.
II. Deberes del notario hacia las personas que requieren sus servicios
Constituye un deber fundamental del la notario la estricta observancia de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para ofrecer un servicio de calidad y eficiencia a todo aquél que le requiere su ministerio. Entre sus deberes primordiales esta el asesoramiento, consejo e información que sobre el asunto en cuestión debe brindar a los comparecientes, aunque no se le solicite. Ello comprende las debidas advertencias sobre el estudio de antecedentes, la selección y redacción del instrumento adecuado al acto, el conocimiento o identificación y el examen de la capacidad de los otorgantes y las consecuencias del negocio jurídico que se pretende realizar.
Constituirá violación ética al demorar injustificadamente la entrega de documentos a los interesados o aplicar los fondos que le fueren entregados a otra inversión que no sea la dispuesta por las partes, o retenerlos de cualquier forma.
No podrá autorizar documentos en los que intervengan sus parientes dentro de los grados prohibidos, o que contengan disposiciones a su favor; o en las que comparezcan instituciones, sociedades o personas jurídicas en las que el notario o su cónyuge tengan participación de control mayoritario.
Aconsejar a un compareciente la adopción de formas jurídicas o documentales inadecuadas o innecesarias, con el propósito de obtener una mayor retribución constituye una violación ética.
También lo será demorar, sin causa justificada, la rendición de cuentas de los fondos retenidos o recibidos en el ejercicio de su función notarial.
No deberá retener documentos indebidamente con miras a asegurar su intervención en nuevos negocios, ni obligar directa o indirectamente a los comparecientes a utilizar sus servicios notariales.
Deberá guardar siempre el secreto profesional, ser prudente y discreto garantizando la confidencialidad de los hechos y circunstancias que conozca en todas las fases de la gestión notarial. Esta obligación subsiste aunque no se haya prestado el servicio o no haya concluido finalmente. Esta norma aplicará también al adscrito y personal de la oficina notarial.
El protocolo a cargo del notario es secreto y pertenece al Estado, por lo que el notario y el personal de su oficina no podrán facilitar a las partes ni a terceros acceso alguno al mismo, excepto por orden judicial.
No deberá ocultar datos e información importantes que interesen a las partes del acto o contrato y que pudieran afectarlas. Se abstendrá de dar fe de actos que no le consten y cuando éstos le consten, deberá describirlos fielmente con exactitud en los instrumentos que autorice.
El notario deberá aplicar de inmediato los recursos de derechos, impuestos u otros a cubrir a que le fueran entregados por sus clientes.
Queda terminantemente prohibido simular los negocios jurídicos que celebren los interesados.
El notario no deberá retardar o dejar de prestar el servicio que se le hubiese pagado parcial o totalmente; ni modificar los honorarios profesionales pactados o cobrar honorarios inferiores a los establecidos por el arancel establecido.
El notario deberá observar fielmente las normas establecidas en cuanto a la incompatibilidad de funciones. A tales efectos, su deber de imparcialidad no le permite asumir la representación legal de ningún otorgante de escritura que haya autorizado, para reclamarle judicialmente al otro las contraprestaciones contenidas en la misma.
El notario que cometa error manifiesto al aconsejar al compareciente, causándole daño económico, no actúe con la diligencia debida y por esto se derive perjuicio, no actúe con probidad y veracidad, incurra en parcialidad manifiesta, sea imprudente en el desempeño de la función notarial, causando daño material o moral y viole los principios de legalidad y rectitud, será sujeto a las disposiciones de la Ley del Notariado y Código Penal del Estado o cualquier otra disposición aplicable independientemente de la acción judicial correspondiente.
III. Deberes del notario hacia sus compañeros y su profesión.
El notario debe respeto y consideración a sus compañeros notarios, por lo que deberá ejercer su función dentro de un marco de sana y leal competencia, preservando la imagen del notariado ante la comunidad, elevando el ánimo de compañerismo y solidaridad y cooperando con todo aquello que esté dirigido a enaltecer su profesión. Igualmente, el notario de mayor experiencia deberá esforzarse por ayudar, aconsejar y dirigir con excelencia y rectitud a los notarios que comienzan, dándoles el mejor ejemplo de responsabilidad y conformidad con la fe pública de la cual han sido investidos por el Estado.
El notario deberá defender el decoro del cuerpo de notarios y el prestigio de la profesión, guardando celosamente las disposiciones legales y éticas absteniéndose de intervenir en aquéllos negocios incompatibles o que estén en oposición con los principales esenciales del notariado.
Las expresiones y señalamientos de un notario respecto a otro colega, tienen que evitar desmerecer o manchar su buen nombre y prestigio. Tampoco deberá intervenir personal y directamente en la fijación de honorarios de otro. No se permite la partición de honorarios profesionales con personas ajenas al notariado.
No deberá hacer gestiones para conseguir el otorgamiento de documentos que no le corresponden o que ha sido concedidos a otro colega, ni intervenir en asuntos confiados a otro.
Aunque autorice un documento preparado por otro compañero, deberá siempre examinarlo, modificarlo y corregirlo como suyo, ya que su autorización, asume entera responsabilidad por el mismo.
Deberá abstenerse de realizar ofertas de mejoras de honorarios o ventajas en los gastos de documentación para lograr obtener contratos, o que lo coloque en posición competitiva desleal respecto a sus colegas.
El notario realizará su labor con rectitud, celo y diligencia y sin aprovechar la ocasión para ganar otros negocios.
El notario deberá estar dispuesto y disponible para servir en cargos directivos o en actividades propias del notariado, tales como conferencias, seminarios, cursos de preparación y actualización, talleres, foros y cualquiera que le requiera su Colegio. En ningún momento podrá utilizar dicha oportunidad para provecho propio ni en beneficio de su oficina notarial.