CIRCULAR No.- 34/20
COMPAÑERO (A) NOTARIO (A):
En alcance a la Circular No. 30/20, a continuación te hacemos llegar una serie de sugerencias y recomendaciones para instaurar en nuestras oficinas, no sin antes invitarte a consultar constantemente la página oficial de internet de la Organización Mundial de la Salud (OMS), así como las de las Instituciones de Salud de nuestro país y del Estado:
- Procurar que la atención de los usuarios del servicio notarial sea previa cita o bien por vía telefónica, correo electrónico, redes sociales o incluso vía WhatsApp.
- Si la cita es de manera presencial:
- a) restringir el acceso a personas cuyo estado de salud esté deteriorado.
- b) hacer saber que sólo asistirá directamente el interesado.
- c) restringir el acceso a adultos mayores y a menores de edad.
- d) explicar que sólo podrá estar presente en la firma quien deba hacerlo.
- En relación con citas ya programadas, contactar con los usuarios y tratar de reorganizar su asesoría o su firma con la finalidad de evitar concentración de personas.
- Valorar escrupulosamente la necesidad de atender diligencias fuera de nuestra oficina notarial.
- Analizar el asunto planteado por el usuario y valorar las circunstancias, para decidir si es indispensable la pronta atención o bien si es posible postergarla.
- Colocar carteles indicativos de recomendaciones en nuestras oficinas, sobre todo en el área de recepción.
- Contar con suficiente gel desinfectante o alcohol.
- Exigir sin excepción a quienes se presenten o asistan, el uso de gel o alcohol tanto a su llegada como a su salida.
- Procurar tener pañuelos desechables en las distintas áreas de la oficina.
- Sugerir a los usuarios que comparezcan a la oficina con su propio bolígrafo, de lo contrario, tener disponible sólo uno que deberá ser constantemente desinfectado.
- Solicitar al usuario la presentación de documentos mediante correo electrónico, amén de ser verificados con los originales al momento de la firma.
- Para el manejo de dinero en efectivo, procurar hacerlo con guantes destinados exclusivamente a ese uso, y en la medida de lo posible, invitar a los usuarios a que realicen transferencias o depósitos.
- Proceder a eliminar algunas sillas o ampliar espacios entre estas, tanto en recepción, sala de firmas y en privados.
- Procurar tener ventilación natural en las oficinas.
- Procurar restringir en la medida de lo posible el uso del servicio sanitario a los usuarios.
- Fomentar y exigir a nuestro personal el lavado frecuente de manos, en especial después de atender a algún usuario o participar en alguna firma.
- Invitar a los usuarios a conservar la distancia social (al menos un metro de distancia entre las personas que se encuentren en un mismo lugar).
- Propiciar entre nuestro personal la adopción de medidas de higiene respiratoria (al toser o estornudar, cubrirse la boca y la nariz con el codo flexionado o con un pañuelo desechable; tirar el pañuelo inmediatamente en la basura y lavarse las manos con un desinfectante de manos a base de alcohol, o con agua y jabón).
- Contar con suficientes botes de basura.
- Exigir a nuestro personal ser cuidadoso, responsable y único usuario del material propio de trabajo.
- Valorar la probable restricción de horario en la atención al público, desde luego, dentro del margen de la ley.
- Reorganizar los horarios y turnos laborales internos.
- Procurar que nuestro personal constantemente limpie la superficie, objetos y áreas de trabajo que les corresponde.
- Procurar tener contacto con documentos físicos de la manera más higiénica posible y evitar el constante o continuo traspaso de los mismos.
- Evitar tocarse la cara, ojos, boca y nariz sin lavado previo de manos.
- Procurar atender al usuario en el tiempo estrictamente necesario dentro de la oficina.
- Advertir a quienes asistan a nuestras oficinas, que en caso de no acatar nuestras disposiciones, se les negará la atención del servicio en ese momento y se les reprogramará su cita, o bien, en casos extremos, se les invitará a abandonar la oficina.
- Tener reuniones con el personal para comentar incidencias, mejoras en las prevenciones y respecto de la importancia en los cuidados.
Te invito a seguir en Twitter la cuenta @notariosver y en Facebook: Notarios Veracruz, los mensajes de nuestro Colegio.
ATENTAMENTE
Xalapa de Enríquez, Ver., a 23 de marzo de 2020
LIC. YOHAN HILLMAN CHAPOY
PRESIDENTE
CIRCULAR 34