De la Técnica Notarial en Actas

^[1]René Cano Ariza

Resumen: En el presente ensayo se hacen algunas consideraciones personales sobre la importancia de las distintas clasificaciones del acta según su técnica notarial para el aprendizaje del aspirante al ejercicio del notariado y del notario.

Por técnica notarial debe entenderse como la elaboración jurídica que tiende a asegurar la más eficaz configuración y utilización del documento notarial^[2]. Por tanto, el documento notarial es un elemento sine qua non para el notario, porque es a través del continente legal de la voluntad de los comparecientes que ha sido debidamente asesorada e interpretada por él. Así, en la práctica notarial, resulta interesante conocer los tipos de acta que redactará el notario y los efectos jurídicos que producen dependiendo de la situación del derecho que se pretende autentificar ante él y de acuerdo a cada una de las legislaciones nacionales que regulan la competencia notarial en asuntos no contenciosos. Porque, si bien el notario da fe, lo que hace fe es el documento por él autorizado, por tener una propia eficacia probatoria. No será el mismo tipo de acta a redactar y por ende sus efectos, tratándose de una notificación o de un requerimiento, así como de una protocolización.

Por ello gracias a la escritura, el acta notarial ha sido también el medio probatorio idóneo mediante el cual se ha dejado constancia de la historia a través del ejercicio de la fe pública. Así, fue Rodrigo de Escobedo, escribano del consulado de mar, quien dio fe y testimonio de la toma de posesión de la Isla de Gunahani a nombre de los Reyes Católicos. A él se le considera como el primer escribano en actuar en el continente americano.^[3] Asimismo, encontramos la intervención del escribano Diego de Godoy quien dio testimonio de la fundación del ayuntamiento de la Villa Rica de la Vera Cruz el 22 de abril de 1519 a Hernán Cortés. Al igual, se tiene constancia histórica con la participación de un escribano del ayuntamiento en la fundación de la Ciudad de México en la sesión de cabildo del día 8 de marzo de 1524 ante la fe de Francisco de Orduña. En julio de ese mismo año, Juan Fernández del Castillo es designado escribano del ayuntamiento. Su protocolo es considerado el más antiguo que se conserva en el acervo histórico del Archivo General de Notarías de la Ciudad de México, el cual data de año 1525.^[4] Como veremos lo que caracteriza en todos estos acontecimientos, es precisamente el acta notarial, al ser el instrumento que deja constancia de aquellos hechos que pueden tener consecuencias de derecho; es decir funge como un medio jurídico documental pre constituido en donde el notario da fe de todo aquello que percibe con sus sentidos.

Ahora bien, en México desde el punto de vista doctrinal y legislativo, es insuficiente por no decir nula, la existencia de una técnica notarial a utilizar al redactar el acta según el hecho jurídico del cual se desea dejar constancia. La mayoría de las leyes estatales establecen sólo dos disposiciones jurídicas en las que mencionan las reglas que el notario deberá tener en cuenta al momento de redactar aquellas actuaciones que deban suscribirse en acta notarial. Sin embargo, ninguna disposición jurídica establece la tipología existente en materia de actas a utilizar y que es estudiada en la doctrina notarial internacional. Situación que por el contrario sucede en otros países. Cabe como ejemplo mencionar, en el Perú con el Decreto Ley número 26002 de la Ley del Notariado que en su artículo 94, determina la existencia de diversas actas atendiendo a las circunstancias del hecho jurídico: 1) actas de autorización de viaje de menores, 2) actas de destrucciones de bienes, 3) actas de entrega de bienes. 4) actas de juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas, 5) actas de licitaciones y concursos, 6) actas de inventarios y subastas, así como 7) actas de sorteos y de entrega de premios. En Argentina, los artículos 87 al 92 de la Ley 404 Orgánica del Notariado de la ciudad Autónoma de Buenos Aires, las cataloga en 1) actas de presencia y comprobación, 2) actas de notoriedad, 3) actas de protocolización, 4) actas de incorporación y de transcripción, 5) actas de protesto y 6) actas de remisión de correspondencia. Y especialmente, en España con el Reglamento de la Organización y Régimen del Notariado del 2 de junio de 1944. Ordenamiento que clasifica y regula las actas de presencia (artículo 199), las actas de referencia (artículo 208), las actas de notoriedad (artículo 209), las actas de protocolización (artículo 211), las actas de depósito ante notario (artículo 216), el documento fehaciente de liquidación (artículo 218) y las actas de subastas (actualmente declarado nulo ese artículo mediante sentencia del Tribunal Supremo del 20 de mayo de 2008). Asimismo, las actas de presencia se subdividen a su vez en actas de remisión de documentos por correo (artículo 201), actas de notificación y requerimiento (artículo 202) y en actas de exhibición de cosas o documentos (artículo 207).

De tal suerte que la doctrina extranjera en materia de actas notariales ha desarrollado diversas clasificaciones, algunas atendiendo la praxis y a la interpretación jurídica, así como en algunos casos partiendo de verdaderos estudios teóricos científicos. Al respecto, Antonio Rodríguez Adrados las clasifica en cinco tipos:

1. De mera percepción, aquella en donde el notario expresa los que ha adquirido por sus propios sentidos;

2.- De control y percepción, en las cuales además de asentar lo percibido con sus sentidos realiza un control de legalidad de las actuaciones que da fe (actas de sorteo y muestreo);

3.- De hechos propios del notario, en donde narra los hechos que el propio notario ha realizado y no los hechos que ha percibido (notificaciones y requerimientos, ofrecimiento de pago, remisión de documentos por correo, protocolización y depósito);

4.- De calificaciones, aquella que atiende a una calificación jurídica realizada por el notario, y,

5) De manifestaciones.- las cuales únicamente tiene simples manifestaciones vertidas en el acta.^[5]

Por su parte, Rafael Nuñez Lagos las clasifica en actas constitutivas y actas de mera constatación. Las primeras se sub clasifican en actas formalmente constitutivas y actas sustancialmente constitutivas. En general, se refieren a la narración de los hechos del notario. Si lo percibe directamente mediante la vista por ser un hecho del compareciente como puede ser la entrega del dinero en el acta de préstamo o si es un hecho que el mismo ha intervenido en el acto, por ejemplo, la entrega de una cédula de notificación. Las actas de mera constatación serán aquellas que se refieren a la narración precisamente de lo percibido por el notario; es decir, se refiere a una simple acta de presencia.^[6] Clasificaciones de carácter doctrinal que han tenido repercusión en la ley, como en la normativa cubana.

Concretamente, el artículo 85 de la Ley número 80 de las Notarías Estatales describe en once incisos, once tipos de actas, entre las que destacan, las actas de jurisdicción voluntaria o de asuntos no contenciosos.^[7]

Primeramente, hablaremos de las actas de presencia. Estas actas son las que acreditan la realidad o verdad del hecho jurídico; es decir se refiere a los actos que presencie o perciba el notario. Su finalidad es la de hacer constar a través de los sentidos del notario, los hechos que tendrán un efecto jurídico, visu et auditu, sui sensibus. Es el acta que caracteriza la diligencia de fe de hechos.

Asimismo, existen otras actas reconocidas por la técnica notarial, menos complejas como las actas de remisión de documentos, remisión que podrá ser por medio ordinario u electrónico. También encontramos las actas de exhibición de documentos o de cosas, en donde el notario debe describir las circunstancias en que las identifica y asentando las diferencias que manifiesten de las percepciones de los peritos u otras personas presentes en el acto. Existen, además las actas de notoriedad que son utilizadas para comprobar y dejar constancia de los hechos notorios en los cuales pueden surgir derechos de situaciones personales o patrimoniales. También existen otros tipos de actas que se caracterizan por conservar derechos o situaciones jurídicas, se trata de las actas notariales de protesta: protestatio coram notario; en la que se hacen constar la reserva o conservación de los derechos propios o terceros. Sus efectos consisten en la inhibición del protestante de toda la responsabilidad, la conservación de derechos y reserva de acciones a favor de los interesados, en especial de los no presentes. Lo anterior para ser un medio pre constituido de prueba para hacer reclamar los daños y perjuicios a los que hubiere dado lugar.^[8]

Otra acta muy usual, es el acta de notificación. Acta que se caracteriza en la recepción formal de un aviso o cédula de conocimiento para su destinatario el cual genera consecuencias de derecho a través de un efecto extrajudicial en el momento de su entrega. En esta acta a diferencia de otras, la fe del conocimiento del destinatario por parte del notario es innecesaria, puesto que el notario no tiene que dar fe de conocer al destinatario. Simplemente lo que se desea es entregar la cédula, la cual contiene la inserción textual de lo que se pretende notificar y en su caso, la documentación a entregar. En este rubro encontramos las actas de requerimiento e interperlación. En el requerimiento, se le intima al obligado con la comparecencia del solicitante a la entrega de un bien y en general al cumplimiento de una obligación o prestación. En la interpelación se le solicita al destinatario su contestación a unas preguntas previamente formuladas por el solicitante quien es realmente el que interpela pues el notario únicamente es el medio para lograr tal fin.

La existencia de una persona, de su identidad y capacidad se puede hacer constar en el acta de fe de existencia y en el acta de fe de identidad, así como en el acta de capacidad. Desde luego, el reconocimiento de la suscripción de la firma de una persona. Asimismo, se puede hacer constar ante notario la declaración que haga una o varias personas respecto de hechos que les consten. A esta acta se le conoce comúnmente como acta de información testimonial o simplemente acta de declaraciones. Otra acta muy utilizada en la práctica notarial es el acta de cotejo de partida parroquial que consiste en la constatación directa por el notario del libro de registro de la partida o constancia parroquial. Acta en la que hará constar el notario que acudió personalmente a la parroquia o el lugar donde se encuentre su archivo. Otra acta muy usual es el acta de protocolización en la cual se hace constar la existencia de un documento determinado que se transcribe al protocolo o se agrega al apéndice, previa examinación de la legalidad del documento por parte del notario del cual no es su autor. Por último, encontramos en materia mercantil, el acta de protesto de documentos por falta de pago.

Las anteriores clasificaciones parten de la práctica notarial, más no de la doctrina. Y es que la doctrina notarial mexicana es ausente en otorgar una clasificación doctrinal pero especialmente en señalar cual es la técnica notarial a desarrollar. Es decir, no contamos con doctrina científica (comentarios jurídico-notariales) que explique la manera en que se deben de redactar los instrumentos notariales, en especial de las actas. Pues, aprendemos la redacción copiando de otros instrumentos y de la práctica habitual del propio notario. Esto no significa que sea malo, por el contrario, en las actas de mera constatación o de mera percepción, la redacción finalmente dependerá de la manera en que el notario narre al momento de percibir los hechos mediante sus sentidos. Sin embargo, no todas las actas serán de esta naturaleza. Ponemos como ejemplo, no es lo mismo la redacción del acta en donde se hacen constar ciertos hechos que el notario perciben con sus sentidos:  “Doy fe de que me encuentro a las orillas del río blanco, en el cual se percibe un fuerte olor fétido, así como se pueden ver en el propio río algunas manchas de gran tamaño de color negro que me dice el compareciente se trata de petróleo crudo derramado…  O, por el contrario, la redacción del acta en donde el notario notificará la rescisión de un determinado contrato:   “…A continuación, hago entrega del instructivo notarial y anexos al señor Juan Pérez, persona a quien busco y quien se identifica ante mí, misma que lo recibe firmando de recibido un ejemplar del propio instructivo notarial.”

Es por ello que considero importante enfatizar en el aprendizaje del aspirante al ejercicio del notariado y, en especial del notario, la técnica notarial a desarrollar, pues finalmente el arte notarial se ejerce redactando previo conocimiento de su esencia. Quedarnos sin estudiar una técnica notarial propia para cada uno de las clasificaciones de actas notariales que nos presenta la doctrina y la legislación comparada, y con ello únicamente reconocer la existencia de actas de mera constatación es denostar en cierta medida la eficacia de la fe pública notarial.